Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

É o processo de converter documentos em suporte de papel ou microfilmes em imagem eletrônica que representam a figura de uma página e o seu gerenciamento através de um software, o qual permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Essa conversão será por meio de um equipamento chamado scanner.

Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, como: títulos, nomes, datas ou outras identificações e, então, arquivado eletronicamente.

Este software foi desenvolvido em plataforma livre, multiusuário (window, linux) ambiente web, possibilidade de disponibilizar na Internet e segue as diretrizes de software livre do Governo Federal.

Ter um sistema de GED, em sua empresa não significa somente guardar papéis em arquivos eletrônicos, mas sim ter nas mãos a possibilidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.

O conceito GED está em constante evolução, devido às muitas tecnologias a ele relacionadas.

No princípio, a tecnologia enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, até em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em Word, Excel, e-mails etc. Esse novo mundo de doc digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos e custo desnecessários com armazenamento.

Os sistemas de GED não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. É mais, ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.