A Evolução do GED

O GED é formado pelas seguintes tecnologias: Documento Imaging (DI), Document Management (DM); Workflow, COLD/ERM, Forms Processin.

Estas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamento de documentos.

A tecnologia que antecedeu ao GED no gerenciamento de documentos foi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresas, tanto no Brasil como no exterior.

A primeira tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de docs de origem microfilme, justamente p/ converter os docs gerenciados pela tecnologia anterior. Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging (DI) ou Gerenciamento de Imagens de Documentos.

Aqui, é importante diferenciar um documento proveniente da digitalização - aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação - que gera um doc textual. Os documentos no formato imagem são, em média, 10 vezes maiores que os textuais, e não podem ser processados por sistemas típicos de processamento de dados.
Para que a imagem seja processada, quer por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados, ela deve passar pelo reconhecimento de caracteres, que transforma a imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, podendo ser editado por um processador de textos.
Quando o reconhecimento se processa sobre caracteres padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR - Optical Character Recognition.
Quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR - Intelligent Character recognition.

O amadurecimento dessas tecnologias viabilizaram as aplicações de FORMS PROCESSING, processamento de formulários, que usa sistemas digitais para extrair informações, em vez do serviço de digitadores.

Com todos os documentos convertidos para imagens, foi necessário criar uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do WORKFLOW, são obtidos múltiplos benefícios.
O próprio avanço da tecnologia propiciou que boa parte da geração dos docs passasse a ser feita pelos sistemas digitais. Isto significa, docs criados a partir de processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa natureza.

A quantidade de docs digitais cresce vertiginosamente. É preciso ferramentas p/ controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos. Por isso, surgiu o DOCUMENT MANAGEMENT (DM).
A tecnologia DM, inicialmente esteve mais ligada ao gerenciamento de docs de engenharia e normas técnicas, sendo uma das exigências da ISSO 9000. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos docs. Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de docs, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justificam a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento de docs.